Questions fréquemment posées

Depuis 2015, l'Agence recommande à l’entité de constituer un portfolio de suivi au fur et à mesure de son autoévaluation et en support à sa démarche qualité en général. Ce dossier permet à l’établissement de documenter les actions menées, mais aussi d’analyser et de démontrer l’évolution de sa démarche qualité. 

Le point d'étape ne constitue pas une évaluation externe en soi. Il ne donne pas lieu à une visite d'un comité d'experts.

Trois ans après la précédente évaluation programmatique, il est prévu, pour ce point d'étape, que l'établissement transmette par mail une actualisation de son plan d'action à la Cellule exécutive de l'AEQES ainsi que, de façon facultative, une note réflexive de contextualisation de cette actualisation (2 à 5 pages). Ce plan d'action actualisé ainsi que, le cas échéant, la note réflexive qui l'accompagne sont ensuite archivés par l'AEQES. Ce dossier d'étape est transmis aux experts de l'évaluation externe suivante.

Le point d'étape est donc prévu à mi-parcours entre deux évaluations en vue de permettre à l'établissement de formaliser un nouveau plan d'action, d'éventuellement en proposer une note réflexive de contextualisation, de communiquer à l'externe mais aussi et surtout à l'interne, sur l'état de réalisation de son plan d'action. Le point d'étape entre en vigueur dès 2023-2024 (pour les cursus, les premiers points d'étapes concernent les cursus évalués en 2020-2021).

Pour les évaluations institutionnelles, le point d'étape est identique à ce qui est prévu pour les évaluations programmatiques, à la différence que, après la transmission à l’Agence du dossier du point d’étape, il est également prévu que l’Agence organise une demi-journée de travail et d’échanges avec les établissements. L’objectif de cette journée consiste, sur des thématiques identifiées, à permettre aux établissements de partager des bonnes pratiques ayant contribué à leur développement.

Pour rappel, l’AEQES recommande aux établissements, entre deux évaluations externes, de documenter les actions et éventuels bilans réalisés, par exemple sous la forme d’un portfolio (électronique ou papier) ou au sein de son système de gestion documentaire propre, ce qui peut faciliter la constitution du ou des documents liés au point d’étape.

L'établissement qui recevra la visite du comité des experts dans le courant de l'année N (cf. plan des évaluations) recevra en février de N-2 un courrier annonçant officiellement le démarrage de cette évaluation.

Ce courrier sera adressé par voie recommandée au recteur (pour les universités), au directeur-président (pour les hautes écoles), au directeur (pour les écoles supérieures des arts et les établissements d'enseignement de promotion sociale).

Ainsi, par exemple, les établissements qui seront évalués en 2023-2024 recevront un courrier officiel de lancement de l'évaluation en février 2022.

En ce qui concerne les évaluations programmatiques complètes, la Cellule exécutive de l'Agence organise deux réunions coordonnateurs:

• la première réunion a lieu environ un an avant la visite du comité des experts. Elle a pour objectif de définir la démarche d'évaluation, d'expliquer les principales étapes de l'évaluation interne et externe, de détailler le calendrier prévisionnel de ces étapes et de présenter le référentiel d'évaluation en cinq critères.
• intervenant au cours du travail d'autoévaluation, la seconde réunion permet notamment d'échanger sur la progression de ce travail, de faire le point sur la composition du comité des experts et sur le recueil des données statistiques, sur l'organisation de la visite.
• à la demande des établissements, la Cellule exécutive peut organiser une troisième réunion de coordonnateurs.

Pour les évaluations continues, une réunion d'information est organisée, en général un an avant la visite de l'évaluation continue, en vue d'échanger sur les objectifs et enjeux de l'évaluation continue, son référentiel en trois critères - les étapes et le calendrier de l'évaluation continue y sont également présentés.

Qu'il s'agisse des réunions des coordonnateurs intervenant dans le cadre d'une évaluation complète ou de réunions d'information pour l'évaluation continue, outre coordonnateurs qualité (cursus), les coordinateurs qualité (institution) et les membres de direction y sont les bienvenus.

Les personnes à contacter pour obtenir des informations statistiques sont :

• pour les universités: Monsieur Benoit-Xavier Lambert, responsable informatique au CRef, benoit-xavier.lambert(at)cref.be,
• pour les hautes écoles: Madame Nathalie Jauniaux, directrice du service Études et statistiques de l’ARES, nathalie.jauniaux(at)ares-ac.be,
• pour les établissements d'enseignement de promotion sociale: Monsieur Jean-François Bister, Conseiller économique et social de l’EPS, jean-francois.bister(at)cfwb.be.

Cet entretien préalable intervient environ un mois avant les premières visites d'un cursus.

Il a pour objectif :

1. d'établir un premier contact entre le président des experts et le(s) responsable(s) de l'autoévaluation,
2. de baliser les grands axes du travail d'évaluation externe,
3. de préparer la visite du comité des experts d'un point de vue logistique (notamment en précisant le planning de la visite et les documents à mettre à disposition du comité)
4. de répondre aux questions des établissements.

Chaque établissement bénéficie d'un rendez-vous individuel, durant environ une heure.

Assistent à cette réunion : le coordonnateur de l'évaluation interne, éventuellement le coordinateur qualité institutionnel, le président du comité des experts et un membre de la Cellule exécutive de l'Agence.
Cet entretien préalable est également ouvert à toute autre personne de l'établissement impliquée dans l'évaluation (membre de la direction ou membre de la commission d'évaluation interne par exemple).

La prise en compte des points de vue des étudiants s'effectue à trois niveaux :

1) Selon les prescrits du décret du 22 février 2008 (art. 15), les établissements constituent une commission d'autoévaluation constituée d'au moins 20% d'étudiants. Ils ont donc là un rôle important à jouer dans l'autoanalyse de leur établissement.

2) L'AEQES inclut dans ses comités d'experts des experts étudiants, tant pour les évaluations programmatiques (complètes et continues) qu'institutionnelles.

3) Lors de la visite du comité des experts, celui-ci s'entretient avec les parties prenantes de l'établissement évalué, incluant une ou des rencontre(s) avec des étudiants.

4) Toujours selon les prescrits du décret précité (art. 5), le Comité de gestion de l'AEQES comprend parmi ses membres effectifs trois représentants étudiants. Ceux-ci ont dès lors une responsabilité au sein de la gestion-même des procédures de l'Agence.

L'Agence encourage les établissements d'enseignement supérieur à se munir d'un outil de gestion de la qualité, qu'il s'agisse d'un outil « système » ou qu'il s'agisse d'un outil créé au sein de l'établissement.

Néanmoins, au sein des outils existants, l'Agence ne recommande aucun outil en particulier.

L'Agence peut être amenée à évaluer ensemble plusieurs cursus similaires (cf. art. 10 du décret du 22 février 2008). Ainsi, à titre d'illustration, en 2021-22, l'Agence procède à l'évaluation continue du cluster "Psychologie-Logopédie-Éducation" qui, au moment de son évaluation initiale, comprenait 6 bacheliers et 4 masters, à savoir : les bacheliers en Sciences psychologiques et de l'éducation (orientations générale et logopédie), Assistant en psychologie, Éducateur spécialisé en activités socio-sportives, Logopédie, Éducateur spécialisé en accompagnement psycho-éducatif, Conseiller conjugal et familial ainsi que les masters en Sciences psychologiques, Sciences de la famille et de la sexualité, Sciences de l'éducation, Logopédie.

Ces clusters peuvent éventuellement regrouper des cursus organisés par différents formes d'enseignement (universités, hautes écoles,  enseignement de promotion sociale, comme c'est le cas pour "Psychologie-Logopédie-Éducation").

Concrètement, ce regroupement en cluster a pour conséquences :

1. La rédaction par l'établissement d'un seul dossier d'autoévaluation pour l'ensemble des cursus repris sous le cluster
2. La composition d'un comité des experts plus large, dans la mesure du possible
3. La réalisation, par le comité des experts, d'une seule visite plus longue
4. La rédaction d'un seul rapport préliminaire d'évaluation et, dès lors, la publication d'un seul rapport d'évaluation
5. La rédaction d'une seule analyse transversale.

Les regroupements prévus par l'Agence sont indiqués à la page du site dédiée à la planification des évaluations.

Il appartient à l'établissement d'opter pour le mode d'organisation qui lui convient le mieux. La Cellule exécutive adressera l'ensemble des informations relatives aux évaluations en cours à toutes les personnes dont les coordonnées lui auront été communiquées.

Pour toute autre information, contactez-nous à l'adresse info@aeqes.be.