Questions fréquemment posées

L'établissement qui recevra la visite du comité des experts dans le courant de l'année N (cf. plan décennal) recevra en février de N-2 un courrier annonçant officiellement le démarrage de cette évaluation.

Ce courrier sera adressé par voie recommandée au recteur (pour les universités), au directeur-président (pour les hautes écoles), au directeur (pour les écoles supérieures des arts et les établissements d'enseignement de promotion sociale).

Ainsi, par exemple, les établissements qui seront évalués en 2019-2020 recevront un courrier officiel de lancement de l'évaluation en février 2018.

Pour chaque cursus évalué, la Cellule exécutive de l'Agence propose aux coordonnateurs au moins deux réunions collectives d'information.

La première réunion a lieu environ un an avant la visite du comité des experts. Elle a pour objectif de définir la démarche d'évaluation, d'expliquer quelles sont les principales étapes de l'évaluation interne et externe, de détailler le calendrier prévisionnel de ces étapes et de présenter le référentiel d'évaluation AEQES.

La seconde réunion permet notamment d'échanger sur la progression du travail dans les établissements, de faire le point sur la composition du comité des experts et d'aborder le contenu des boites à outils statistiques.

À la demande des établissements, la Cellule exécutive peut organiser une troisième réunion de coordonnateurs.

La boite à outils est un ensemble de classeurs Excel qui reprend, de façon adaptée à chaque forme d'enseignement, des tableaux harmonisés pour la collecte de données relatives à la "description synthétique du programme". Certaines données sont préencodées notamment celles relatives au contexte général de l'enseignement supérieur en Fédération Wallonie-Bruxelles.

Une boite à outils est conçue pour chaque cursus, pour chaque établissement. Elle est adressée par mail au(x) coordonnateur(s) et coordinateur(s) qualité au plus tard trois mois avant le dépôt du dossier d'autoévaluation.

Une version imprimée du dossier d’autoévaluation doit être envoyée à l'AEQES, et ce généralement en dix exemplaires. Il peut arriver que l'AEQES modifie le nombre d'exemplaires imprimés à déposer, en fonction du nombre d'experts composant le comité d'évaluation externe.

Les annexes du dossier doivent être jointes sur clé USB ou CD-Rom (fourni(e) en autant d'exemplaires que le rapport). Le dossier d'autoévaluation figure au format PDF sur le support numérique fourni.

Les rapports peuvent être :

• soit envoyés par la poste ou tout autre service de livraison,
• soit déposés en personne à :
  L'Agence pour l'Evaluation de la Qualité de l'Enseignement Supérieur
  Bâtiment 27 septembre
  Boulevard Léopold II, 44
  Bureau 2E260
  B-1080 Bruxelles

Dans tous les cas, les établissements reçoivent un accusé de réception qui leur est envoyé par la poste (dans le premier cas) ou délivré au moment du dépôt (dans le deuxième cas).

Cet entretien préalable intervient environ un mois avant les premières visites d'un cursus.

Il a pour objectif :

1. d'établir un premier contact entre le président des experts et le(s) responsable(s) de l'autoévaluation,
2. de baliser les grands axes du travail d'évaluation externe,
3. de préparer la visite du comité des experts d'un point de vue logistique (notamment en précisant le planning de la visite et les documents à mettre à disposition du comité)
4. de répondre aux questions des établissements.

Chaque établissement bénéficie d'un rendez-vous individuel, durant environ une heure.

Assistent à cette réunion : le coordonnateur de l'évaluation interne, éventuellement le coordinateur qualité institutionnel, le président du comité des experts et un membre de la Cellule exécutive de l'Agence.
Cet entretien préalable est également ouvert à toute autre personne de l'établissement impliquée dans l'évaluation (membre de la direction ou membre de la commission d'évaluation interne par exemple).

La prise en compte des points de vue des étudiants s'effectue à trois niveaux :

1) Selon les prescrits du décret du 22 février 2008 (art. 15), les établissements constituent une commission d'autoévaluation constituée d'au moins 20% d'étudiants. Ils ont donc là un rôle important à jouer dans l'autoanalyse de leur établissement.

2) Depuis 2013, l'AEQES inclut dans ses comités d'experts des experts étudiants.

3) Lors de la visite du comité des experts, celui-ci s'entretient avec toutes les parties prenantes de l'établissement évalué (enseignants, personnel administratif et ouvrier, direction, représentants de la profession, étudiants et anciens étudiants). Les experts sont particulièrement attentifs à l'ensemble des points que soulèvent ces publics.

4) Toujours selon les prescrits du décret précité (art. 5), le Comité de gestion de l'AEQES comprend parmi ses membres effectifs trois représentants étudiants. Ceux-ci ont dès lors une responsabilité au sein de la gestion-même des procédures de l'Agence.

L'Agence encourage les établissements d'enseignement supérieur à se munir d'un outil de gestion de la qualité, qu'il s'agisse d'un outil « système » ou qu'il s'agisse d'un outil créé au sein de l'établissement.

Néanmoins, au sein des outils existants, l'Agence ne recommande aucun outil en particulier.

L'Agence peut être amenée à évaluer ensemble plusieurs cursus similaires (cf. art. 10 du décret du 22 février 2008). Ainsi, à titre d'illustration, en 2015-2016, l'Agence procède à l'évaluation du cluster "Psychologie-Logopédie-Éducation" qui comprend 6 bacheliers et 4 masters, à savoir : les bacheliers en Sciences psychologiques et de l'éducation (orientations générale et logopédie), Assistant en psychologie, Éducateur spécialisé en activités socio-sportives, Logopédie, Éducateur spécialisé en accompagnement psycho-éducatif, Conseiller conjugal et familial ainsi que les masters en Sciences psychologiques, Sciences de la famille et de la sexualité, Sciences de l'éducation, Logopédie.

Ces clusters peuvent éventuellement regrouper des cursus organisés par différents formes d'enseignement (universités, hautes écoles,  enseignement de promotion sociale, comme c'est le cas pour "Psychologie-Logopédie-Éducation" ou le cluster "Sciences physiques, chimiques, géographiques" évalué en 2014-2015).

Concrètement, ce regroupement en cluster a pour conséquences :

1. La rédaction par l'établissement d'un seul dossier d'autoévaluation pour l'ensemble des cursus repris sous le cluster
2. La composition d'un comité des experts plus large, comprenant au moins un spécialiste des différents cursus évalués au sein du cluster
3. La réalisation, par le comité des experts, d'une seule visite plus longue
4. La rédaction d'un seul rapport préliminaire d'évaluation et, dès lors, la publication d'un seul rapport d'évaluation
5. La rédaction d'une seule analyse transversale.

Les regroupements prévus par l'Agence sont indiqués dans le plan décennal.

Il appartient à l'établissement d'opter pour le mode d'organisation qui lui convient le mieux. La Cellule exécutive adressera l'ensemble des informations relatives aux évaluations en cours à toutes les personnes dont les coordonnées lui auront été communiquées.

Des informations concernant le processus d'évaluation sont disponibles au sein du guide à destination de l'établissement.